Die gastronomische Versorgung der Veranstaltungen im Kulturhaus der Stadt Grimmen soll in der gesamten Bandbreite von gesellschaftlichen, kulturellen und politischen Veranstaltungen, Tagungen, Seminaren, Messen und dergleichen spätestens zum 01.05.2024 an einen oder mehrere zuverlässige, wirtschaftlich und fachlich leistungsstarke Partner übertragen werden.
Verfahren
Die Stadt Grimmen führt hierzu ein Interessenbekundungsverfahren (IBV) im Sinne des § 7 Abs. 2 Satz 3 Bundeshaushaltsordnung (BHO) durch. Im Rahmen des Verfahrens wird privaten Unternehmen die Möglichkeit gegeben, zu zeigen, ob und inwieweit sie staatliche Aufgaben oder öffentlichen Zwecken dienende wirtschaftliche Tätigkeiten erbringen können. Ein Interessenbekundungsverfahren ist noch kein Vergabeverfahren. Nach Prüfung der eingegangenen Interessensbekundungen wird bekannt gegeben, wie viele Bewerber anschließend zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Auf Grundlage der Eignungsnachweise wird eine Auswahl der Bieter im Interessenbekundungsverfahren getroffen. Im Anschluss soll eine Verhandlungsvergabe durchgeführt werden. Die Stadt Grimmen behält sich vor, das Vergabeverfahren jederzeit einzustellen, ohne dass hierdurch Ansprüche potentieller Interessenten geltend gemacht werden können. Kosten für die Teilnahme am Interessenbekundungsverfahren können nicht übernommen werden. Das Interessenbekundungsverfahren ist kein Verfahren nach UVgO M-V (Unterschwellenvergabeordnung Mecklenburg-Vorpommern).
Gegenstand und Ziel des Verfahrens
Gegenstand des Verfahrens ist die Suche nach einem Caterer, der die den spezifischen Eigenarten der jeweiligen Einzelveranstaltungen angepasste gastronomische Versorgung im Kulturhaus absichert. Je nach Art und Wertigkeit der Veranstaltung oder Anforderung des Veranstalters soll das Spektrum des Catering von einer einfachen Grundversorgung bis zu einer Versorgung reichen, die im Einzelfall auch gehobenen Ansprüchen genügt.
Auf Grund dieser differenzierten Anforderungen erscheint die Bildung eines Pools von vertraglich gebundenen Caterern oder alternativ eine Verbundlösung mit einem Hauptcaterer und dessen Vertragspartnern zielführender.
Es ist Sache des Caterers, nach entsprechenden Vorgaben das Ambiente jeweils der einzelnen Veranstaltung anzupassen. (Garderobe Servicepersonal, Tischdekoration, etc.) Dazu sind separate vertragliche Abreden zwischen dem jeweiligen Veranstalter und dem Caterer zu treffen.
Die Anzahl dieser Veranstaltungen entspricht der durchschnittlichen Auslastung auch in den weiter zurück liegenden Jahren seit der grundlegenden Sanierung des Kulturhauses in den Jahren 2003/2004.
Im Kulturhaus wurden 2019 und 2022 folgende Veranstaltungen gastronomisch betreut:
| Veranstaltungen | 2019 Anzahl | Besucher | 2022 Anzahl | Besucher |
| Tanz/Feiern | 15 | 7133 | 14 | 4219 |
| Konferenzen/Versammlungen | 1 | 200 | 6 | 450 |
| Konzerte/Programme | 9 | 3569 | 9 | 2062 |
| Sonstiges | 3 | 337 | 0 | 0 |
Die Monate Januar, Februar und teilweise März wurden durch Corona-Einschränkungen nicht berücksichtigt.
Die Kennziffern für das Jahr 2023 stehen im Januar 2024 zur Verfügung.
Das Kulturhaus verfügt über folgende Räumlichkeiten:
| Saal mit Großbühne | 670m² | |
| Gastronomiebestuhlung: | 450 Personen | |
| Konzertbestuhlung: | 500 Personen | |
| Veranstaltungen mit geringer Bestuhlung: | 620 Personen | |
| Konferenzraum 1 | 78m² für bis zu: | 50 Personen |
| Konferenzraum 2 (mit Tresen) | 108m² für bis zu: | 40 Personen |
| Foyer | 250m² für bis zu: | 120 Personen |
| diverse Nebenräume (z.B. Garderobe) |
Für die gastronomische Versorgung stehen eine Verteilerküche (mit teilweiser technischer Ausrüstung) sowie Sozial-, Sanitär- und Lagerräume zur Verfügung. Lagepläne können bei Interesse insgesamt oder für einzelne Räume angefordert und zur Verfügung gestellt werden. Die Möglichkeit einer Vor-Ort-Besichtigung ist gegeben.
Die Mietkonditionen sind verhandelbar. Dabei ist von einer Grundmiete auszugehen, die um eine Umsatzbeteiligung ergänzt werden kann. Diese Umsatzbeteiligung würde sich an der Zahl der Besucher orientieren. Soweit der Caterer selbst Veranstaltungen durchführt, kann zur Abgeltung stattdessen eine Pauschalmiete vereinbart werden.
Bekundungsbedingungen / Eignungsnachweise
Die gastronomische Versorgung von öffentlichen Veranstaltungen mit Alkoholausschank erfordert eine Gaststättenerlaubnis nach dem Gaststättengesetz.
Aufgrund dessen sind mit der formlosen Bekundung folgende Unterlagen einzureichen:
- Auskunft aus dem Bundeszentralregister (Führungszeugnis) für Behörden
- Auskunft aus dem Gewerbezentralregister zur Vorlage bei einer Behörde
- IHK-Nachweis (§ 4 des Gaststättengesetzes)
- Bescheinigung Steuersachen
- steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung
- Ausweis ggf. Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis
- Nachweis über die Leistungsfähigkeit mit Referenzen
- ausdrücklich erwünscht sind konzeptionelle Ansätze für Eigenveranstaltungen (z.B. Themen-, Tanzveranstaltungen und dergleichen)
Weiterhin sind folgende Bietererklärungen abzugeben:
- Erklärung nach 9 Absatz 4 bis 6 VgG M-V: Mindestlohn Mein Unternehmen verpflichtet sich, den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern nach § 9 Absatz 4 Satz 1, Absatz 6 Satz 1 VgG M-V bei der Ausführung der Leistung mindestens das nach § 9 Absatz 4 Satz 1 und 2 VgG M-V in Verbindung mit der Mindest-Stundenentgelt-Verordnung maßgebliche Mindest-Stundenentgelt zu bezahlen. Die Pflicht zu höherer Entgeltzahlung aufgrund anderweitiger Regelungen bleibt hiervon unberührt.
- Soweit mein Unternehmen Leistungen auf Nachunternehmer überträgt, verpflichtet es sich, dem Nachunternehmer die für mich geltenden Pflichten aufzuerlegen und die Beachtung dieser Pflichten durch den Nachunternehmer zu überwachen.
- Erklärung nach dem Vergabeerlass-VgE M-V, Ziffer 1.3, ob das Unternehmen ein kleines und mittleres Unternehmen gemäß Ziffer 1.4 Vergabeerlass-VgE M-V ist.
Bekundungsfrist
Die Bewerbungen sind formlos bis zum 15.12.2023 einzureichen.
Bewerbungen sind zu richten an:
Kulturhaus „Treffpunkt Europas“
Heinrich-Heine-Straße 1a
18507 Grimmen
Auskunft erteilt:
Herr Kabisch: 038326/2424
